Notulen ALV 2019 - TC de Reest

Ga naar de inhoud

Hoofdmenu:

Notulen ALV 2019

 
Notulen Algemene Ledenvergadering Tennisclub De Reest
 
vrijdag 1 februari 2019
 
 
 
1.                  Opening en vaststelling agenda:
 
Om iets over 20.00 uur slaat voorzitter Gerrit Hogenkamp met de hamer op tafel en heet de 17 leden, naast de bestuursleden, welkom namens het bestuur. Tevens wenst hij iedereen een sportief, goed en gezond nieuw jaar toe. Er wordt stil gestaan bij onze zieken. Er wordt een minuut stilte in acht genomen voor onze overledenen.

 
 
2.                  Mededelingen:
 
Afmeldingen met kennisgeving:
 
Jeanet O, Wietse Z, Corry D, Zwaantje O en Henri van K.
 
Toevoegingen op de agenda:
 
- Hetty Krul zal een toelichting geven op de nieuwe tennispas.
 
- Kantinediensten: rooster uitgelegd en kan aan het einde van de vergadering worden ingevuld. Dinsdag en donderdag zijn de dagen waarop diensten kunnen worden ingevuld en de competitie dagen vrijdagavond en zaterdag.
 
 
Koffie/thee, cake en het eerste drankje wordt aangeboden door TC De Reest.
 
 

3.                  Goedkeuring notulen ALV 2018:
 
Notulen van de ALV 2018 worden doorgenomen en zonder wijzigingen of aanvullingen vastgesteld. Met dank aan Melinda.
 
 

4.                  Financiën:
 
4.a      Financieel jaarverslag 2018:
 
Johannes richt zich tot Alwin. Alwin wil stoppen met het penningmeesterschap. Martin Hulleman neemt zijn taken over.
 
Alwin krijgt als dank hiervoor nog iets van het bestuur.
 
Inhoudelijk:
 
We zijn achteruit geboerd in 2018. Met name door het onderhoud voor/ met baan 4.
 
Contributie is lager uitgevallen i.v.m. afname aantal leden (i.p.v. verwachte toename).
 
Kantine heeft ook minder opgebracht; wel een beter rendement, dat is positief. Ook dankzij de inkoop van Harm; hij let op aanbiedingen.
 
Diverse baten: subsidie die we hebben ontvangen.
 
Inning “ Club van 50” : minder dan begroot, het is langzamer gegaan dan gedacht, daardoor minder inkomsten.
 
Er komt echter nu nog een flink aantal bij. Nu zijn er al 22 Club van 50 leden met een bordje op het grote sponsorbord en er komen nog 8 aan, dus de uitdaging naar de 50 blijft. Er is wel een uitgave gedaan van de “Club van 50” : 2 grote terras parasols. Een mooie aanwinst. De “Club van 50” beslist uiteindelijk waar we het geld aan uit zullen gaan geven.
 
Meevaller: Gemeentelijke belastingen: WOZ was gunstig.
 
Onderhoud gebouwen: niet veel gedaan dus geld overgehouden.
 
Baan 4 ook niet aangepakt in 2018, komt in 2019.
 
KNLTB kosten geeft vertekend beeld i.v.m. incasseren van de gelden in een andere periode.
 
Trainings-/leskosten van de jeugd door Sven Boers is ook niet goed gegaan.
 
Reserves: Een club zonder schulden maar niet rijk, wel gezond. Momenteel niet veel te makken.
 
Verder geen vragen.
 
Het financieel jaarverslag 2018 wordt goedgekeurd door de ALV.
 
 

4.b      Verslag kascommissie 2018:
 
Toelichting op het verslag door Martin H en Ronald F (reserve: Henri van K (niet aanwezig)).
 
Decharge wordt verleend
 
 

4.c      Benoeming kascommissie 2019:
 
Henri van K (was reserve), Ronald (2e jaar) en een reserve: Inge Z.
 
 

4.d      Begroting 2019:
 
Voorstel om contributie te verhogen dit jaar (zie ook punt 5).
 
Subsidie mogelijkheden worden onderzocht door Gerrit.
 
Reserves moeten worden aangesproken: voor baan 4.
 
De plus van vorig jaar gaat hier naar de kosten.
 
Uitgaven “Club van 50” (wordt door Cor toegelicht bij punt ‘Sponsoring / Club van 50)).
 
De vraag komt waarom geven we meer uit aan Club van 50 dan dat we aan opbrengsten hebben? Toelichting: een deel wordt er nu gebruikt van de inkomsten van 2018 van de club 50. Dit klopt inderdaad niet en dit wordt aangepast in de begroting 2019, ook de verzekeringen worden aangepast in de begroting.
 
 

Hetty:
 
Contributie inning zal gaan via de KNLTB app. Doordat wij bij de KNLTB club niet zoveel mogelijkheden hebben.
 
Iedereen ontvangt een mail thuis hierover dat de inning via de KNLTB club zal gaan.
 
Alles kan onder 1 gehangen worden.
 
De variant van 1 euro is niet voldoende, dus nu de 2 euro variant.
 
Nu hebben we 75 leden.
 
Pasje voor 2 jaar. Geen speelsterkte staat er meer op, wel je bondsnummer.
 
Er moet wel een actuele foto op. Graag iedereen een nieuwe (up to date) foto sturen naar Hetty (via Secretaris@tennisclubdereest.nl) .
 
Ook over de nieuwe pas: hiermee kun je ook betalen, afhangen, deuren openen, in de kantine betalen. Dit zijn echter meer kosten…
 
Hiermee komen we ook aan het ‘cash geld’; wat nu hier ligt en welk risico we daarmee ook lopen. Nu zal het cash geld door Roelina naar Martin Hulleman moeten worden gebracht.
 
.
 
 
 
5.         Contributie 2019:
 
Gerrit licht toe en doet het voorstel om de contributie te verhogen met 0,50 euro te verhogen per maand. Dan wordt het 9,75 per maand per lid. De ALV gaat hiermee akkoord!
 
 

5.         Bestuurssamenstelling 2019:
 
Cor blijft nog 1 jaar en Melinda blijft aan voor nog eens 3 jaar. Hetty versterkt het bestuur als ledenadministratie.
 
Vraag waarom Martin als ‘penningmeester/kas’ niet aan het bestuur wordt toegevoegd.
 
Dit is nu nog niet aan de orde, maar wellicht in de toekomst wel….
 
 

6.         Verslag van(uit) de commissies:
Baancommissie:
 
Rien licht toe:
 
Afgelopen jaar ging goed. Door de mindere vrijwilligers was het af en toe zwaar en lastig om alles te kunnen doen. Doordat er ons 2 ontvallen zijn van deze jongens. De maandagochtend werd hierdoor problematisch. Vorig jaar flink hiermee aan de slag gegaan. Bestuur wil hier met een oplossing komen om het weer gezellig en ‘te doen’ is.
 
 
Met een aantal om tafel gezeten en met Nico Schans hebben wij een nieuwe man gevonden voor deze vrijwilliger als coördinator. De ‘kartrekkersrol’ heeft hij opgepakt.
 
Met Cor als aanspreekpunt naar het bestuur.
 
Nico is iemand die gestructureerd te werk wil gaan. Zijn rol is werk signaleren en dit via de “onderhouds- app-groep” bekend te maken. Deze app moet meer gaan leven en de eerste dag is 2 maart 2019. Ook zoeken we nog mensen die de tuin willen doen, en in de app-groep willen zodat zij mee kunnen helpen met klussen in en rond het clubhuis.
 
 
 

Wedstrijdcommissie:
 
Frits licht toe:
 
Openingstoernooi heeft het bestuur georganiseerd (er is getennist)
 
Dauwtrap had te weinig (7) om door te laten gaan.
 
HE en DE alleen de DE is doorgegaan. 4 deelnemers
 
Mix: DD en HD: DD niet doorgegaan; HD 8 teams, Mix 6 teams.
 
Goed bezocht ook met de poule wedstrijden over 2 weken te verdelen.
 
Ook de bezetting rond de baan was goed.
 
Herfsttoernooi wel doorgegaan.
 
Eindejaarstoernooi is niet doorgegaan; gewoonweg niet georganiseerd.
 
Hopelijk kunnen we dit toch weer opzetten komend seizoen, weliswaar met meer hulp van anderen? Communicatie over activiteiten kan beter.
 
 

Kantinecommissie:
 
Harm licht toe dat de prijzen wellicht toch iets verhoogd moeten worden. Nu met de 6% BTW verhoging, toch goed om dit voor de start van de competitie te doen.
 
Bier met 0,25 omhoog. De ALV gaat akkoord met de prijsverhoging. We hebben al jaren geen verhoging gehad.
 
 

Schoonmaak:
 
Roelina: Jeanet heeft afgelopen jaar geholpen op de maandagochtend. Hulp ook hierin gevraagd. Applaus voor Roelina dat zij dit al zo lang doet!
 
 

Website beheer:
 
Nadat Gerrit H. het weer had overgenomen van Gerrit Pelman is nu (weer) Hans B bereid gevonden om de website opnieuw op te bouwen. Inmiddels is de site vernieuwd! Helemaal fris en up to date! Applaus voor Hans van de ALV. Hans is geen lid, maar hij zal wel info moeten ontvangen vanuit de leden; dus foto’s, tekstjes zijn welkom.
 
Vraag of Nico ook met info over onderhoud van de banen naar Hans kan gaan? Ja, dat is een goed. Hoe contact met Hans te krijgen voor de leden? Melinda zal Hans vragen welk mailadres men aan kan houden.
 
 
VCL:
 
Martin H:
 
Introductie nieuw systeem KNLTB om uitslagen in te voeren. Dit liep goed.
 
Qua teams: mix 1 is kampioen geworden1
 
Vooruitblik nieuwe seizoen: vrijdagavond een herenteam (Bert is aanvoerder), iets andere vorm: 4 dubbels i.p.v. 5 dubbels.
 
Zaterdag mix 1 (Hetty) en mix 2 (Martin) team en een herenteam (Frits aanvoerder).
 
Nieuw: vrijdagavond Damesteam (Diana aanvoerder).
 
Er kunnen nog aanvullingen bij de teams. Melden bij de aanvoerder of bij Martin als je ook competitie wil spelen.
 
Speeldagen waren niet bekend bij de toeschouwers. Dit komt nu ook op de site en op het bord te hangen.
 
Vraag van Bert: om de uitslagen van de wedstrijden ook in de krant te vermelden (bijv. via infobrug en de Toren). Goed idee!
 
Interne competitie: vorig jaar op woensdag omdat hutselen wat terug liep.
 
In het voorjaar variant met alleen mix teams! Jan en Hilda hebben gewonnen!
 
Najaar mix teams: Jenny en Wim hebben dit gewonnen.
 
Vraag van Martin om dit nog door te gaan doen?
 
Het is iets minder vrijblijvend dan hutselen.
 
Ervaringen van dames tegen een mix team was wel even slikken zegt Inge..
 
Martin wil dit het voorjaar opnieuw starten.
 
Er zijn geen spelregels gewijzigd. Er is wel gespeeld met super tiebreak als 3e set bij de mix en dubbel.
 
Applaus voor alle vrijwilligers. Zonder hen geen bestaansrecht.
 
 
 

7.         Vooruitzicht 2019:
 
In het algemeen: Het wordt een belangrijk jaar, een kantelpunt…
 
De cijfers bekeken is er met hangen en wurgen altijd weer gelukt.
 
Indien geen meer leden, en niet meer inkomsten, dan zullen we verder in de min gaan.
 
De buffer van 14K is dan gauw weg. Onze club is aan het vergrijzen.
 
Actief in een verjongingsslag te maken. De jongste leden zijn benaderd per mail en in een extra bijeenkomst is er gebrainstormd met 6 mensen in januari om nieuwe input te krijgen.
 
Met deze club van 6 was het een vruchtbare avond. Veel initiatieven met ook Sven Boers hierbij aanwezig. Veel input vanuit de 6 mensen.
 
Martin Hulleman geeft aan dat er al een vervolg hieraan gegeven is. Hij is de kartrekker!
 
Roel, Ronald, Martijn, Manon, Robin en Martin.
 
Doel om nieuwe leden aan te trekken met bijv. events. Komende weken zullen zij hiermee aan de gang gaan. Er is hiertoe al een appgroep.
 
3 doelgroepen zijn reeds benoemd: jeugd, ouder met kind bijvoorbeeld, familietoernooi en ook pubquiz te organiseren in de boshut. Hier is ook de communicatie heel belangrijk om iedereen te kunnen bereiken. 2 leden zullen dan een evenement compleet organiseren.
 
Jaarplan en activiteitenkalender (zie kantinedienstrooster) zijn er maar die wordt nog aangevuld (ook op de website).
 
 
          
Sponsoring / Club van 50:
 
Hoofdsponsors: Haitjema, Prins Sport en Alvasi
 
Nogmaals een oproep aan iedereen om kennissen te benaderen met onze Club van 50.
 
Trots kunnen wij zijn op het behaalde resultaat tot zover.
 
1x per jaar een activiteit voor en met de sponsoren.
 
Wij als bestuur zullen een voorstel aan de sponsoren doen waar we het geld in willen steken.
 
Nieuwe aanmeldingen: “ Gebak van Krul”, Supply Chain : Martijn van Os
 
 
Onderhoud baan 4:
 
    Ubink sport heeft alles bekeken bij baan 4. Kan nog 10 jaar mee volgens hen..
 
Net vandaag binnen bij Gerrit. Ubink kan dit voor behoorlijk wat minder doen dan andere aanbieders… zo blijven we toch onder de 5000 euro.
 
De hoeveelheid zout moet toch meer, wellicht dat dat al een winst kan zijn.
 
Baan 4 moet echt beter onderhouden worden. Wekelijks borstelen! Wordt ook meegenomen naar Nico Schans.
 
 
Nieuwe Leden + Activiteitencommissie:
 
Zie verhaal van Martin over nieuwe activiteitencommissie.
 
Met Robin K zal er nog contact moeten komen over bijv. 4 maanden abonnement voor voetballers, volleyballers en andere actieve mensen/ jongeren.
 
Bij dit punt wordt een toelichting door de voorzitter gegeven over een ‘ verjonging in het bestuur’; Wellicht een soort stage periode voor aankomende bestuursleden wordt toegelicht door Gerrit.
 
 

8.         Rondvraag:
 
Ronald: Privatisering op sportvelden: weten wij hiervan? Gerrit weet hiervan, evt. combinatie hierin zoeken.
 
 
23 maart: bijeenkomst over vrijwilligers in het Trefpunt. Gaat TC De Reest ook heen? Even opnieuw onder de aandacht.
 
 
Martin: Intekenlijst is vorige ALV rondgegaan. Gaat dat nu ook? Via de app gaat dit nu.
 
 
Bert: Vraag wie nu de baan commissie aanstuurt; Cor of zal dit Nico zijn?
 
Dit is niet altijd duidelijk qua communicatie. Bij voorkeur telefonisch of persoonlijk, niet via de app. Dit zal Cor met Nico opnemen.
 
 
Roel K: ledenwerfactie; nog wat opgeleverd? Eigenlijk niet veel.. weinig jeugd. Aantal nieuwe bij, maar ook evenzoveel afzeggingen.
 
 
Harm: Subsidies zijn dit jaar niet voor sportverenigingen maar wel voor buurtverenigingen. Dit gaat om en om het jaar.
 
           
 
Alwin: Contact genoeg tussen trainer en bestuur? Ervaring is er bij hem dat er geen formulier werd aangereikt voor aanmelding bij de club maar alleen voor de tennisschool.
 
De communicatie is niet duidelijk hierin geweest. Gevoel ontstaat dat er nu dubbel wordt betaald. De constructie is nu niet duidelijk. Dit moet besproken worden met Sven (Drive Sport).
 
Indruk is er dat het alleen om het geld gaat en verder niet, maar dit gevoel wordt niet gedeeld. Er is ook de indruk dat ze juist heel begaan zijn.
 
 
NL Doet! Dit jaar doet TC De Reest niet mee (is niet voor verenigingen).
 
 
Einde vergadering: 21.55 uur

Tennisclub de Reest Balkbrug
Locatie tennispark: Hoogeveenseweg 36 Balkbrug - tel. 0523-658647
Terug naar de inhoud | Terug naar het hoofdmenu